ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Son los acervos qué reciben y custodian la documentación transferida del Archivo de Trámite, se considera ya información semi activa porqué ya dejó de tener un uso constante, pero aun contiene valores administrativos,  fiscales o legales y su consulta es esporádica.  

Aquí se realiza un análisis, para verificar qué los documentos contengan valores testimoniales, evidénciales o informativos, para ser transferidos al Archivo Histórico o para ser dado de baja por no contar con estos valores.

OBJETIVOS PRINCIPALES

El Archivo de Concentración es la unidad responsable de la recepción e identificación de los expedientes transferidos por el archivo de trámite, mismos a los qué deberá de establecerles un control por medio de instrumentos técnicos archivísticos para su posterior préstamo y consulta, tales como son inventarios, catálogo de disposición documental,  calendario de caducidades, entre otros, además de garantizar su conservación y posterior valoración y transferencia secundaria.

Libera a las áreas administrativas de documentos, pero estos son necesarios para apoyarse como referencia o consulta posterior, el Archivo de Concentración brinda un servicio principalmente que es el resguardo, custodia y administración por un tiempo determinado.

A su vez evita la saturación de los Archivos Históricos con documentación innecesaria siendo está destinada a su baja definitiva,  los plazos de conservación puede variar. La información contenida en este archivo es generalmente acerca de trámites administrativos concluidos.

FUNCIONES GENERALES

1.Recibir los documentos del archivo de trámite.

2.Conservar la documentación hasta su vigencia conforme al catálogo de disposición documental o hasta cumplir su periodo de resguardo.

3.Solicitar el visto bueno de la unidad administrativa para la liberación del expediente y así determinar su destino final.

4.Generar un inventario general de baja documental y de la transferencia secundaria.

5.Trabajar en conjunto con los encargados del Archivo Histórico para para verificar cuales son los expedientes qué están resguardados en el archivo de concentración y tengan un valor histórico ante la institución.

6.Realizar las transferencias al Archivo Histórico.

CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO DE TRAMITE O ARCHIVO ADMINISTRATIVO

ARCHIVO DE TRÁMITE

Son los acervos que contienen documentación activa y semiactiva de la institución, que contienen valores primarios y su uso es frecuente en la institución y son el resultado de la actividad cotidiana de las instituciones en cumplimiento de sus atribuciones de ley.

OBJETIVO

El objetivo principal de un Archivo de Trámite es la recepción de documentos para la integración de expedientes,  crear los instrumentos de control, facilitar el uso y la localización de la documentación que tiene a su cargo el responsable del Archivo. 

Funciones Generales

A.      Recibir y distribuir la correspondencia de entrada.

B.      Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida.

C.      Recibir y despachar la correspondencia de salida.

D.      Integrar los expedientes de archivo.

E.       Organizar y controlar los expedientes desde su apertura hasta su cierre de acuerdo al catálogo de disposición documental y el cuadro de clasificación archivística.

F.       Elaborar los inventarios de transferencia primaria.

G.     Desarrollar el proceso de expurgo de los documentos que no sean de archivo.

H.     Valorar y seleccionar los documentos con objeto de realizar la transferencia primaria.

I.        Cada unidad administrativa tendrá un archivo de trámite.

J.        Todas las gestiones administrativas se tendrán que documentar.

K.      Se conservaran los documentos originales recibidos o producidos en las áreas que fueron creados.

L.       El responsable del archivo de trámite deberá garantizar la captación oportuna de los documentos recibidos o generados por las áreas administrativas en el curso de su gestión regular.

M.    El responsable del archivo de trámite deberá organizar los expedientes e integrarlos con documentos relacionados por un mismo asunto.

N.     Todos los documentos serán conservados  en una guarda especial.

O.     El responsable generará y actualizará el inventario general conforme se vaya capturando.

P.      El responsable va a elaborar el inventario de cada expediente en forma mensual y lo conservara como parte de su archivo laboral.

Q.     El Archivo de trámite conservara toda la documentación que se encuentra activa y aquella que se ha clasificado como reservada o confidencial conforme al catálogo de disposición documental.

R.      La documentación que se encuentra activa así como la que está clasificada como reservada o confidencial deberá resguardarse y conservarse conforme a un orden y ubicación específicos como está indicado en la LFTAIPG.

S.       Cada serie documental se ordenará conforme a las especificaciones de cada unidad administrativa, tomando en cuenta los lineamientos marcados por el Archivo General de la Nación.

T.       Deberán identificarse con la clave de clasificación y un separador con etiqueta.

U.     El encargado del archivo de trámite va generar o actualizar el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y el inventario general, con la finalidad de mantener actualizada las herramientas de consulta.

V.      Se elaboraran los inventarios de trasferencia primaria al archivo de concentración y llenará el formato de etiquetas de las cajas correspondientes.

W.   Los archivos que aparezcan en el inventario general y que conforme al catálogo de disposición documental, haya terminado su tiempo de conservación y no se trasladen  al Archivo de Concentración deberán destruirse siempre y cuando exista un oficio donde se autorice el visto bueno y las firmas para solicitar su envío a la Comisión Nacional del Libro de Texto  Gratuito (CONALITEG).