PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES EN EL ARCHIVO DE TRÁMITE.

SECUENCIA DE ETAPAS	ACTIVIDAD	RESPONSABLE
1.- Se Generan los documentos.	1.1. Producen correspondencia y documentos cotidianamente.	1.2 Envían documentación a diversas áreas “Unidades Administrativas”.
2.- Distribución de la Documentación.	2.1. Recibe la correspondencia para el archivo o distribución. 2.2. Revisa que la correspondencia este completa y dirigida a su correspondiente área. 2.3. Devuelve la correspondencia al emisor la que no le corresponda. 2.4. Sella y se firma el acuse de recibido. Se registra en el formato de correspondencia de Entrada.	Responsable de Archivo de Trámite.
3.- Expediente de Archivo.	3.1. Integra la documentación recibida, separando y clasificando. 3.2. Observar que los  documentos tengan relación, ya sea por el asunto, materia o tipo documental; se integren en orden alfabéticamente y cronológicamente. 3.3. No se anexen copias u otros documentos que no tengan que ver con el asunto. 3.4. Que los documentos no deberán  contar con objetos metálicos u otro objeto con el fin de evitar el maltrato del mismo. 3.5. Los documentos deberán foliarse conforme se van integrando al expediente, así como anotar al reverso del expediente los documentos que se vayan integrando posteriormente.  EXPURGO 3.6. En este nivel se realiza el proceso  de separar la documentación inútil, de la documentación que contenga los valores primarios. A este proceso se le llama Expurgo.	Responsable de Archivo de Trámite.
4.- Clasificación de los Archivos.	4.1. Clasifica los archivos conforme está indicado en el Cuadro General de Clasificación Archivística.	Responsable de Archivo de Trámite, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.
5.- Generar un Expediente.	5.1. Se crea un expediente el cual llevara una breve descripción del asunto que se trata de acuerdo al Cuadro De Clasificación Archivística.	Responsable de Archivo de Trámite.
6.- Ubicación de los Expedientes.	6.1. Ubicar todos los expedientes en el área del archivo de trámite o en el caso de manejarse diferentes áreas del archivo estas serán las responsables de su manejo. 6.2. Contar con un inventario general de acuerdo a la clasificación de los expedientes. 6.3. La ubicación de los archivos facilitará la tarea del desarrollo o actualización del inventario general, el cuadro general de clasificación y/o el catálogo de disposición documental.	Responsable de Archivo de Trámite, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.
7.- Apertura e Integración de Expedientes.	7.1. Aperturar un expediente cuando: ·         No existan antecedentes de un asunto. ·         Cuando sea un nuevo tema, asunto o materia. ·         Los documentos recibidos se integran a los expedientes activos que les correspondan. 7.2. La integración de los documentos recibidos a los expedientes activos será por: ·         Asunto. ·         Materia. ·         Tipo de documentos (acuerdos, actas, informes, reportes, etc.) Siempre y cuando sean seriados y correspondan a un mismo tema, asunto o materia.	Responsable de Archivo de Trámite.
8.- Organización de Archivos.	8.1. Organizar los Archivos. 8.2. Identificar y agrupar expedientes con base a la estructura funcional de la institución y a su serie documental. 8.3. Se organizaran por sección: se agrupa de acuerdo  a la estructura organizacional. 8.4. Se organizaran por serie: agrupar documentos producidos o generados y que trata sobre un mismo asunto o materia, que van a dar el resultado de la relación derivada de la producción, recepción o uso dentro de la institución. 8.5 Los documentos que correspondan a la repetición de actividades o procedimientos para el cumplimiento de una función atribuida al área que corresponde de la unidad administrativa también serán organizados y anexados a un expediente existente o nuevo.	Responsable de Archivo de Trámite, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.
9.- Ordenar los Documentos de Archivo.	9.1. Ordenar los documentos de archivo dentro de cada serie documental relacionando uno con otro en cada expediente.	Responsable de Archivo de Trámite.
10.- Catálogo de Disposición Documental.	10.1. Elaborar el catálogo o actualizarlo regularmente.	Responsable de Archivo de Trámite, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.
11. Guarda y Custodia de los Archivos.	11.1 Guardar y custodiar los archivos por el periodo establecido en el Catálogo de Disposición Documental, adoptando medidas y procedimientos que garanticen la conservación de la información documental. 11.2. Contar con espacios diseñados y destinados a la recepción, organización y resguardo de los documentos.	Responsable de Archivo de Trámite.
12.- Consulta.	12.1 Contar con un área exclusivamente de consulta. Tener actualizado el listado de personas autorizadas para consultar el archivo	Responsable de Archivo de Trámite.
13.- Reunir y Agrupar Expedientes.	13.1 Se reúne expedientes para realizar la transferencia Primaria, ya sea por conclusión del asunto o por el término de su vigencia de acuerdo al catálogo de disposición documental y a la serie documental a la que pertenece. De esta forma quedaran reunidos todos los expedientes de una misma serie documental, cuyo plazo en el archivo de concentración concluirá en ese año de acuerdo al catálogo de disposición documental. Esta medida tiene por objetivo determinar desde la transferencia primaria la documentación que no tendrá movimiento y resultara depurable.	Responsable de Archivo de Trámite, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.
14.- Envió de documentos de uso esporádico “Transferencia Primaria”.	14.1. Elaborar un inventario de Transferencia Primaria. 14.2. Se solicita por medio de un oficio al Coordinador de Archivos la transferencia primaria de documentos determinados con uso esporádico adjuntando un inventario de transferencia primaria. 14.3. Se remite al encargado del Archivo de Concentración copia del oficio de solicitud de transferencia primaria.	Responsable de Archivo de Trámite.
15.- Recibo de copia de oficio de solicitud de transferencia primaria.	15.1. Recibe copia de oficio de solicitud de transferencia primaria con original del inventario de transferencia, emitidos por el Área de Archivo de Trámite. 15.2 El área de archivo de trámite solicita que se revise el contenido de las cajas con lo que viene en el oficio y el inventario de transferencia primaria, debe coincidir toda la información, para que el archivo de concentración pueda autorizar la entrada de todas las cajas del archivo  de trámite.	Responsable de Archivo de Trámite, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.