ARCHIVO DE TRÁMITE
Son los acervos que contienen
documentación activa y semiactiva de la institución, que contienen valores
primarios y su uso es frecuente en la institución y son el resultado de la
actividad cotidiana de las instituciones en cumplimiento de sus atribuciones de
ley.
OBJETIVO
El objetivo principal de un
Archivo de Trámite es la recepción de documentos para la integración de
expedientes, crear los instrumentos de
control, facilitar el uso y la localización de la documentación que tiene a su
cargo el responsable del Archivo.
Funciones Generales
A. Recibir
y distribuir la correspondencia de entrada.
B. Registrar
y controlar la correspondencia de entrada y salida.
C. Recibir
y despachar la correspondencia de salida.
D. Integrar
los expedientes de archivo.
E. Organizar
y controlar los expedientes desde su apertura hasta su cierre de acuerdo al
catálogo de disposición documental y el cuadro de clasificación archivística.
F. Elaborar
los inventarios de transferencia primaria.
G. Desarrollar el proceso de expurgo de los
documentos que no sean de archivo.
H. Valorar
y seleccionar los documentos con objeto de realizar la transferencia primaria.
I.
Cada unidad administrativa tendrá un archivo
de trámite.
J.
Todas las gestiones administrativas se
tendrán que documentar.
K. Se
conservaran los documentos originales recibidos o producidos en las áreas que
fueron creados.
L. El
responsable del archivo de trámite deberá garantizar la captación oportuna de
los documentos recibidos o generados por las áreas administrativas en el curso
de su gestión regular.
M. El
responsable del archivo de trámite deberá organizar los expedientes e
integrarlos con documentos relacionados por un mismo asunto.
N. Todos
los documentos serán conservados en una
guarda especial.
O. El
responsable generará y actualizará el inventario general conforme se vaya
capturando.
P. El
responsable va a elaborar el inventario de cada expediente en forma mensual y
lo conservara como parte de su archivo laboral.
Q. El
Archivo de trámite conservara toda la documentación que se encuentra activa y
aquella que se ha clasificado como reservada o confidencial conforme al catálogo
de disposición documental.
R. La
documentación que se encuentra activa así como la que está clasificada como
reservada o confidencial deberá resguardarse y conservarse conforme a un orden
y ubicación específicos como está indicado en la LFTAIPG.
S. Cada
serie documental se ordenará conforme a las especificaciones de cada unidad
administrativa, tomando en cuenta los lineamientos marcados por el Archivo
General de la Nación.
T. Deberán
identificarse con la clave de clasificación y un separador con etiqueta.
U. El
encargado del archivo de trámite va generar o actualizar el cuadro general de
clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y el
inventario general, con la finalidad de mantener actualizada las herramientas
de consulta.
V. Se
elaboraran los inventarios de trasferencia primaria al archivo de concentración
y llenará el formato de etiquetas de las cajas correspondientes.
W. Los
archivos que aparezcan en el inventario general y que conforme al catálogo de
disposición documental, haya terminado su tiempo de conservación y no se
trasladen al Archivo de Concentración
deberán destruirse siempre y cuando exista un oficio donde se autorice el visto
bueno y las firmas para solicitar su envío a la Comisión Nacional del Libro de
Texto Gratuito (CONALITEG).
No hay comentarios.:
Publicar un comentario