ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Son los acervos qué reciben y custodian la documentación transferida del Archivo de Trámite, se considera ya información semi activa porqué ya dejó de tener un uso constante, pero aun contiene valores administrativos,  fiscales o legales y su consulta es esporádica.  

Aquí se realiza un análisis, para verificar qué los documentos contengan valores testimoniales, evidénciales o informativos, para ser transferidos al Archivo Histórico o para ser dado de baja por no contar con estos valores.

OBJETIVOS PRINCIPALES

El Archivo de Concentración es la unidad responsable de la recepción e identificación de los expedientes transferidos por el archivo de trámite, mismos a los qué deberá de establecerles un control por medio de instrumentos técnicos archivísticos para su posterior préstamo y consulta, tales como son inventarios, catálogo de disposición documental,  calendario de caducidades, entre otros, además de garantizar su conservación y posterior valoración y transferencia secundaria.

Libera a las áreas administrativas de documentos, pero estos son necesarios para apoyarse como referencia o consulta posterior, el Archivo de Concentración brinda un servicio principalmente que es el resguardo, custodia y administración por un tiempo determinado.

A su vez evita la saturación de los Archivos Históricos con documentación innecesaria siendo está destinada a su baja definitiva,  los plazos de conservación puede variar. La información contenida en este archivo es generalmente acerca de trámites administrativos concluidos.

FUNCIONES GENERALES

1.Recibir los documentos del archivo de trámite.

2.Conservar la documentación hasta su vigencia conforme al catálogo de disposición documental o hasta cumplir su periodo de resguardo.

3.Solicitar el visto bueno de la unidad administrativa para la liberación del expediente y así determinar su destino final.

4.Generar un inventario general de baja documental y de la transferencia secundaria.

5.Trabajar en conjunto con los encargados del Archivo Histórico para para verificar cuales son los expedientes qué están resguardados en el archivo de concentración y tengan un valor histórico ante la institución.

6.Realizar las transferencias al Archivo Histórico.