PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES EN EL ARCHIVO HISTÓRICO.

SECUENCIA DE ETAPAS	ACTIVIDAD	RESPONSABLE
1.- Se recibe Oficio de solicitud de transferencia Secundaria y el formato de relación de documentos para la transferencia.	1.1. Se recibe la copia de oficio de Solicitud de la Transferencia Secundaria y el inventario de Transferencia Secundaria. 1.2. El área de Archivo de Trámite revisa que el contenido de las cajas coincida con lo relacionado en el formato. 1.3. Se recibe la documentación para ser resguardada y para que sea difundida y consultada por investigadores estudiantes y público en general.	Responsable de Archivo Histórico, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.
2.- Ubicación de la Documentación.	2.1. Se traslada la documentación al Área de Archivo Histórico y ubica la documentación en un lugar ya asignado exclusivamente para este archivo.	Responsable de Archivo Histórico, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.
3.- Resguardo de los Documentos.	3.1. Se guarda la documentación y se procede a su ordenamiento y clasificación (Fondo, Sección, Serie). 3.2. Validar que información es de carácter reservado, público o confidencial.	Responsable de Archivo Histórico, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.
4.- Elaborar un Catálogo  de Disposición Documental.	4.1. Elaborar un Catálogo de Disposición Documental.	Responsable de Archivo Histórico.
5.- Elaborar una Guía de Archivos.	5.1. Se genera o actualiza una guía Simple de Archivos.	Responsable de Archivo Histórico.
6.- Crear un Inventario General.	6.1. Crear o actualizar un inventario general para tener el control de la existencia de los documentos.	Responsable de Archivo Histórico.
7.- Difundir el Acervo Histórico.	7.1. Se tiene que difundir el acervo por medio de publicaciones impresas, páginas de internet propias del Archivo Histórico así como de la Unidad administrativa a la que pertenecemos, carteles internos o convenios con otras instituciones.	Responsable de Archivo Histórico.
8.- Apoyar o ayudar al Investigador.	8.1. Los investigadores necesitan una fuente donde realizar sus consultas ya sea los documentos originales o  el uso de los instrumentos de consulta disponibles dentro del archivo histórico.	Responsable de Archivo Histórico.
9.- Restauración de Expedientes o Documentos.	9.1. Se necesita enviar los documentos o expedientes directamente con expertos en restauración, ya que no se cuenta con un área especial  o los instrumentos necesarios para hacer una intervención de este tipo, por lo tanto se tiene que levantar un reporte sobre el acontecimiento y mandar al área correspondiente para prolongar más el tiempo de vida del documento o  expediente.	Responsable de Archivo Histórico, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.

PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.

SECUENCIA DE ETAPAS	ACTIVIDAD	RESPONSABLE
1.- Se recibe Oficio de solicitud de transferencia Primaria y el formato de relación de documentos para la transferencia.	1.1. Se recibe la copia de oficio de Solicitud de la Transferencia Primaria y el inventario de Transferencia Primaria. 1.2. El área de Archivo de Trámite revisa que el contenido de las cajas coincida con lo relacionado en el formato. 1.3. Se recibe la documentación para ser resguardada y para que sea consultada esporádicamente por investigadores de las áreas administrativas.	Responsable de Archivo de Concentración, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.
2.- Ubicación de la Documentación.	1.1. Se traslada la documentación al Área de Archivo de Concentración y ubica la documentación en un lugar ya asignado para dicha área administrativa.	Responsable de Archivo de Concentración, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.
3.- Resguardo de los Documentos.	3.1. Se guarda la documentación por el periodo de vigencia determinado en el inventario de transferencia primaria y el catálogo de disposición documental.	Responsable de Archivo de Concentración.
4.- El Préstamo Documental	4.1. Se solicita por medio de un escrito la solicitud de consulta de algún expediente que esta resguardado en el archivo de concentración. 4.2. Se le pedirá al investigador su equipo de protección el cual es: ·         Guantes de Látex o Algodón. ·         Cubre bocas. ·         Bata. ·         Googles. Se le mostrará el reglamento interno del Archivo de Concentración con el fin de tener un orden óptimo dentro de las  instalaciones. 4.3. La consulta se realizará en el área designada por el encargado del archivo de concentración. 4.4. Al término de la consulta se devolverá el expediente intacto sin ninguna alteración enmendadura o mutilación.	Responsable de Archivo de Concentración.
5.- Revisión del Catálogo de Disposición Documental.	5.1. Revisar mensualmente el catálogo de disposición documental y separar las cajas con documentos cuya vigencia en esa área este por concluir.	Responsable de Archivo de Concentración.
6.- Solicitud por escrito para la Baja Documental.	6.1. Emite oficio a las áreas administrativas correspondientes para notificar que la vigencia de resguardo en el archivo de concentración está por concluir. 6.2. Se emite la autorización para la baja documental cuya vigencia está por concluir. 6.3. Se solicita por escrito la nueva ampliación del periodo de resguardo.	Responsable del Archivo de  Concentración. Áreas Administrativas.
7.- Registro en el Catalogo de Disposición Documental.	7.1. Se registra en el catálogo de disposición documental el nuevo periodo de resguardo determinado por el área administrativa correspondiente.	Responsable de Archivo de Concentración, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.
8.- Solicitud de Dictamen de Baja Documental.	8.1. Se valora la documentación y se determina que información se determina como Archivo Histórico y lo que va a baja documental. 8.2. Se emite un dictamen u oficio solicitando la revisión de la baja documental donde se valida nuevamente la documentación para comprobar que la misma se dirija al archivo histórico o aún se conserve en el archivo de concentración. 8.3. Se corrigen las inconsistencias observadas por la Subdirección de Archivos. 8.4. Se procede a su reciclaje.	Responsable de Archivo de Concentración, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.
9.- Transferencia Secundaria.	9.1. Validar la documentación que su tiempo de resguardo haya concluido y este validado para  enviar al Archivo Histórico. 9.2. Preparar la documentación, teniendo cuidado de no mezclar la información, hacer el cambio de guardas por material nuevo (Depuración). 9.3. Identificar las series documentales y crear el inventario de transferencia secundaria. 9.4. Preparar las Cajas a transferir, identificándolas con datos generales en los costados de la caja (etiquetas) 9.5. Enviar un Oficio al Responsable del Archivo Histórico, donde se informa la cantidad de cajas que se van a transferir al Archivo Histórico. 9.6. Se remite al encargado del Archivo de Concentración copia del oficio de solicitud de transferencia Secundaria con el visto bueno. 9.7. Se envía las cajas y el inventario para su validación.	Responsable de Archivo de Concentración, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.

PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES EN EL ARCHIVO DE TRÁMITE.

SECUENCIA DE ETAPAS	ACTIVIDAD	RESPONSABLE
1.- Se Generan los documentos.	1.1. Producen correspondencia y documentos cotidianamente.	1.2 Envían documentación a diversas áreas “Unidades Administrativas”.
2.- Distribución de la Documentación.	2.1. Recibe la correspondencia para el archivo o distribución. 2.2. Revisa que la correspondencia este completa y dirigida a su correspondiente área. 2.3. Devuelve la correspondencia al emisor la que no le corresponda. 2.4. Sella y se firma el acuse de recibido. Se registra en el formato de correspondencia de Entrada.	Responsable de Archivo de Trámite.
3.- Expediente de Archivo.	3.1. Integra la documentación recibida, separando y clasificando. 3.2. Observar que los  documentos tengan relación, ya sea por el asunto, materia o tipo documental; se integren en orden alfabéticamente y cronológicamente. 3.3. No se anexen copias u otros documentos que no tengan que ver con el asunto. 3.4. Que los documentos no deberán  contar con objetos metálicos u otro objeto con el fin de evitar el maltrato del mismo. 3.5. Los documentos deberán foliarse conforme se van integrando al expediente, así como anotar al reverso del expediente los documentos que se vayan integrando posteriormente.  EXPURGO 3.6. En este nivel se realiza el proceso  de separar la documentación inútil, de la documentación que contenga los valores primarios. A este proceso se le llama Expurgo.	Responsable de Archivo de Trámite.
4.- Clasificación de los Archivos.	4.1. Clasifica los archivos conforme está indicado en el Cuadro General de Clasificación Archivística.	Responsable de Archivo de Trámite, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.
5.- Generar un Expediente.	5.1. Se crea un expediente el cual llevara una breve descripción del asunto que se trata de acuerdo al Cuadro De Clasificación Archivística.	Responsable de Archivo de Trámite.
6.- Ubicación de los Expedientes.	6.1. Ubicar todos los expedientes en el área del archivo de trámite o en el caso de manejarse diferentes áreas del archivo estas serán las responsables de su manejo. 6.2. Contar con un inventario general de acuerdo a la clasificación de los expedientes. 6.3. La ubicación de los archivos facilitará la tarea del desarrollo o actualización del inventario general, el cuadro general de clasificación y/o el catálogo de disposición documental.	Responsable de Archivo de Trámite, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.
7.- Apertura e Integración de Expedientes.	7.1. Aperturar un expediente cuando: ·         No existan antecedentes de un asunto. ·         Cuando sea un nuevo tema, asunto o materia. ·         Los documentos recibidos se integran a los expedientes activos que les correspondan. 7.2. La integración de los documentos recibidos a los expedientes activos será por: ·         Asunto. ·         Materia. ·         Tipo de documentos (acuerdos, actas, informes, reportes, etc.) Siempre y cuando sean seriados y correspondan a un mismo tema, asunto o materia.	Responsable de Archivo de Trámite.
8.- Organización de Archivos.	8.1. Organizar los Archivos. 8.2. Identificar y agrupar expedientes con base a la estructura funcional de la institución y a su serie documental. 8.3. Se organizaran por sección: se agrupa de acuerdo  a la estructura organizacional. 8.4. Se organizaran por serie: agrupar documentos producidos o generados y que trata sobre un mismo asunto o materia, que van a dar el resultado de la relación derivada de la producción, recepción o uso dentro de la institución. 8.5 Los documentos que correspondan a la repetición de actividades o procedimientos para el cumplimiento de una función atribuida al área que corresponde de la unidad administrativa también serán organizados y anexados a un expediente existente o nuevo.	Responsable de Archivo de Trámite, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.
9.- Ordenar los Documentos de Archivo.	9.1. Ordenar los documentos de archivo dentro de cada serie documental relacionando uno con otro en cada expediente.	Responsable de Archivo de Trámite.
10.- Catálogo de Disposición Documental.	10.1. Elaborar el catálogo o actualizarlo regularmente.	Responsable de Archivo de Trámite, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.
11. Guarda y Custodia de los Archivos.	11.1 Guardar y custodiar los archivos por el periodo establecido en el Catálogo de Disposición Documental, adoptando medidas y procedimientos que garanticen la conservación de la información documental. 11.2. Contar con espacios diseñados y destinados a la recepción, organización y resguardo de los documentos.	Responsable de Archivo de Trámite.
12.- Consulta.	12.1 Contar con un área exclusivamente de consulta. Tener actualizado el listado de personas autorizadas para consultar el archivo	Responsable de Archivo de Trámite.
13.- Reunir y Agrupar Expedientes.	13.1 Se reúne expedientes para realizar la transferencia Primaria, ya sea por conclusión del asunto o por el término de su vigencia de acuerdo al catálogo de disposición documental y a la serie documental a la que pertenece. De esta forma quedaran reunidos todos los expedientes de una misma serie documental, cuyo plazo en el archivo de concentración concluirá en ese año de acuerdo al catálogo de disposición documental. Esta medida tiene por objetivo determinar desde la transferencia primaria la documentación que no tendrá movimiento y resultara depurable.	Responsable de Archivo de Trámite, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.
14.- Envió de documentos de uso esporádico “Transferencia Primaria”.	14.1. Elaborar un inventario de Transferencia Primaria. 14.2. Se solicita por medio de un oficio al Coordinador de Archivos la transferencia primaria de documentos determinados con uso esporádico adjuntando un inventario de transferencia primaria. 14.3. Se remite al encargado del Archivo de Concentración copia del oficio de solicitud de transferencia primaria.	Responsable de Archivo de Trámite.
15.- Recibo de copia de oficio de solicitud de transferencia primaria.	15.1. Recibe copia de oficio de solicitud de transferencia primaria con original del inventario de transferencia, emitidos por el Área de Archivo de Trámite. 15.2 El área de archivo de trámite solicita que se revise el contenido de las cajas con lo que viene en el oficio y el inventario de transferencia primaria, debe coincidir toda la información, para que el archivo de concentración pueda autorizar la entrada de todas las cajas del archivo  de trámite.	Responsable de Archivo de Trámite, con la supervisión de la Subdirección de Archivos.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Son los acervos qué reciben y custodian la documentación transferida del Archivo de Trámite, se considera ya información semi activa porqué ya dejó de tener un uso constante, pero aun contiene valores administrativos,  fiscales o legales y su consulta es esporádica.  

Aquí se realiza un análisis, para verificar qué los documentos contengan valores testimoniales, evidénciales o informativos, para ser transferidos al Archivo Histórico o para ser dado de baja por no contar con estos valores.

OBJETIVOS PRINCIPALES

El Archivo de Concentración es la unidad responsable de la recepción e identificación de los expedientes transferidos por el archivo de trámite, mismos a los qué deberá de establecerles un control por medio de instrumentos técnicos archivísticos para su posterior préstamo y consulta, tales como son inventarios, catálogo de disposición documental,  calendario de caducidades, entre otros, además de garantizar su conservación y posterior valoración y transferencia secundaria.

Libera a las áreas administrativas de documentos, pero estos son necesarios para apoyarse como referencia o consulta posterior, el Archivo de Concentración brinda un servicio principalmente que es el resguardo, custodia y administración por un tiempo determinado.

A su vez evita la saturación de los Archivos Históricos con documentación innecesaria siendo está destinada a su baja definitiva,  los plazos de conservación puede variar. La información contenida en este archivo es generalmente acerca de trámites administrativos concluidos.

FUNCIONES GENERALES

1.Recibir los documentos del archivo de trámite.

2.Conservar la documentación hasta su vigencia conforme al catálogo de disposición documental o hasta cumplir su periodo de resguardo.

3.Solicitar el visto bueno de la unidad administrativa para la liberación del expediente y así determinar su destino final.

4.Generar un inventario general de baja documental y de la transferencia secundaria.

5.Trabajar en conjunto con los encargados del Archivo Histórico para para verificar cuales son los expedientes qué están resguardados en el archivo de concentración y tengan un valor histórico ante la institución.

6.Realizar las transferencias al Archivo Histórico.

CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO DE TRAMITE O ARCHIVO ADMINISTRATIVO

ARCHIVO DE TRÁMITE

Son los acervos que contienen documentación activa y semiactiva de la institución, que contienen valores primarios y su uso es frecuente en la institución y son el resultado de la actividad cotidiana de las instituciones en cumplimiento de sus atribuciones de ley.

OBJETIVO

El objetivo principal de un Archivo de Trámite es la recepción de documentos para la integración de expedientes,  crear los instrumentos de control, facilitar el uso y la localización de la documentación que tiene a su cargo el responsable del Archivo. 

Funciones Generales

A.      Recibir y distribuir la correspondencia de entrada.

B.      Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida.

C.      Recibir y despachar la correspondencia de salida.

D.      Integrar los expedientes de archivo.

E.       Organizar y controlar los expedientes desde su apertura hasta su cierre de acuerdo al catálogo de disposición documental y el cuadro de clasificación archivística.

F.       Elaborar los inventarios de transferencia primaria.

G.     Desarrollar el proceso de expurgo de los documentos que no sean de archivo.

H.     Valorar y seleccionar los documentos con objeto de realizar la transferencia primaria.

I.        Cada unidad administrativa tendrá un archivo de trámite.

J.        Todas las gestiones administrativas se tendrán que documentar.

K.      Se conservaran los documentos originales recibidos o producidos en las áreas que fueron creados.

L.       El responsable del archivo de trámite deberá garantizar la captación oportuna de los documentos recibidos o generados por las áreas administrativas en el curso de su gestión regular.

M.    El responsable del archivo de trámite deberá organizar los expedientes e integrarlos con documentos relacionados por un mismo asunto.

N.     Todos los documentos serán conservados  en una guarda especial.

O.     El responsable generará y actualizará el inventario general conforme se vaya capturando.

P.      El responsable va a elaborar el inventario de cada expediente en forma mensual y lo conservara como parte de su archivo laboral.

Q.     El Archivo de trámite conservara toda la documentación que se encuentra activa y aquella que se ha clasificado como reservada o confidencial conforme al catálogo de disposición documental.

R.      La documentación que se encuentra activa así como la que está clasificada como reservada o confidencial deberá resguardarse y conservarse conforme a un orden y ubicación específicos como está indicado en la LFTAIPG.

S.       Cada serie documental se ordenará conforme a las especificaciones de cada unidad administrativa, tomando en cuenta los lineamientos marcados por el Archivo General de la Nación.

T.       Deberán identificarse con la clave de clasificación y un separador con etiqueta.

U.     El encargado del archivo de trámite va generar o actualizar el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y el inventario general, con la finalidad de mantener actualizada las herramientas de consulta.

V.      Se elaboraran los inventarios de trasferencia primaria al archivo de concentración y llenará el formato de etiquetas de las cajas correspondientes.

W.   Los archivos que aparezcan en el inventario general y que conforme al catálogo de disposición documental, haya terminado su tiempo de conservación y no se trasladen  al Archivo de Concentración deberán destruirse siempre y cuando exista un oficio donde se autorice el visto bueno y las firmas para solicitar su envío a la Comisión Nacional del Libro de Texto  Gratuito (CONALITEG).